Incepción Ágil: ¿y entonces qué hacemos?

Esta actividad de la Incepción se puede realizar en grupos si tenemos gente con buena visión técnica como para ayudar en conceptualizar la solución a desarrollar.

Cuando digo "técnica" me refiero al punto de vista de lo que vamos a construir (si es un sistema, un arquitecto o líder técnico; si es de marketing o publicidad, un diseñador o experto en campañas; si es un proceso, alguien experto en ese área).

Si en la audiencia contamos con una sola persona con esas características, podemos realizar esta actividad todos juntos. La idea es que en grupo, y con la ayuda del experto, analizamos el tipo de solución a construir, a muy alto nivel.

Como la mayoría de los lectores de este blog están vinculados al software, tomemos un ejemplo de ese mundo, y supongamos que el equipo elabora un clásico diagrama de componentes, indicando que va a haber un servidor web, que hablará con una aplicación existente, que conecta con tales bases de datos e integra los servicios X, Y y Z...

Tal vez aparezcan detalles de seguridad, o se sugiera mover algo a una nube, o utilizar algún tipo de tecnología, y lo importante de exponerlo ante todos es que surjan dudas como:

• ¿Y eso funciona en un Iphone?
• No se si conviene conectar con Siebel... eso quiere decir que si el proyecto del CRM se demora, nosotros también
• Antes de poner esos datos en la nube, deberíamos consultar con legales ¿Podemos dejar eso en una base local y mover lo demás?
• Creo que en el proyecto ZYX ya resolvieron esa interconexión ¿podemos pedirles ayuda?

Como antes, no buscamos que este diagrama o visión sea definitiva. Queremos explicar algunos detalles de cómo sería el proyecto para que la gente de otras áreas, técnicas, de negocio o administrativas, vean de qué se trata y comenten cualquier problema o relación que no hayamos tenido en cuenta.

Incepción Ágil: dime con quién andas...

El siguiente paso en nuestra Incepción es trabajar sobre los diferentes involucrados en el proyecto, y su nivel de participación.

Para esto volvemos a dividir en grupos a la audiencia y dejamos que trabajen en establecer su propio mapa. Suelo usar círculos concéntricos y post-its, o pueden utilizar u vector u otra representación.

La idea es que cada grupo piense en los diferentes "stakeholders", ya sean individuos con nombre y apellido, roles, sectores o áreas de una organización, otras organizaciones, instituciones o dependencias gubernamentales.

De alguna manera lo que tratamos de manera es que tanto impacto tienen sobre el proyecto. Este mapa de influencias permitirá que pensemos cada cuánto tiempo el equipo de proyecto tendrá que tener contacto con estos actores, e incluso si necesita convocar a algunos de ellos para alguna actividad posterior a Incepción, pero también fundacional del proyecto, como un taller de Story Mapping (sobre lo que escribiré al terminar esta serie).

Como en los otros casos, al terminar revisamos los diferentes mapas y tratamos de consensuar el o los más representativos.

Recordemos que lo importante es participar activamente. Dejo otra foto de un taller donde estamos haciendo alguna de las actividades. Ese es el tipo de espacio que tratamos de crear (aunque no hace falta que haga frío).

Incepción Ágil: delimitando el alcance

La siguiente actividad en la Incepción es relativamente sencilla de realizar, pero suele generar más discusiones fundamentales, y tiene que ver con limitar ciertas decisiones respecto al alcance.

Como siempre, dividimos en grupos a los participantes, y en cada grupo generamos una lista de características ordenadas en tres grupos:

• Las cosas que definitivamente queremos dentro del alcance
• Las que estamos de acuerdo que quedan fuera
• Las cosas que no podemos decidir (al menos por ahora)

Como siempre, al presentar los resultados parciales de cada equipo aparecerán inconsistencias que resolver.

En general prefiero ir anotando los puntos de conflicto, en lugar de discutirlos en el momento, y seguir avanzando en la comparación. Una vez que comparamos todos los resultados, podemos recorrer la lista de los conflictos y tratar de zanjarlos.

Usualmente algunos de los puntos "indefinidos" para un grupo se logran definir por si o por no entre el resto, pero siempre pueden quedar algunos que específicamente quedarán a profundizar una vez que el proyecto arranque realmente. Lo bueno es que están identificados.

La lista resultante nos sirve de input para poder comenzar a construir el backlog cuando el proyecto comience, y la lista de las cosas que están fuera de alcance nos servirá a lo largo del proyecto como filtro de alerta cuando se quieran agregar cosas al backlog. Por supuesto, no implica un rechazo automático, pero si debería plantearse siempre una discusión al respecto.

Incepción Ágil: manos en la masa

Continuando con nuestra Incepción, en esta actividad vamos a ir más allá de la visión reducida del paso anterior, el Elevator Pitch, y comprobarlo usando una metáfora un poco más arriesgada, pero también mucho más divertida.

Usualmente para esta actividad consigo cajas en blanco, o cajas de un tamaño razonable (desde cereales hasta cajas de zapatos) y las cubro con papel blanco.

Nuevamente generamos grupos de trabajo (que idealmente pueden ir variando entre actividades para maximizar los cruces de opiniones) y le damos a cada uno una caja en blanco, marcadores y lápices de colores, papeles o post-its de colores, cintas, pegamento y otros materiales que sirvan para trabajar. Mis amigos Alan y Ariel suelen darle a la gente pegatinas o stickers con estrellas, animales, letras o cualquier otra cosa que puedan usar.

¿Cuál es el desafío?

Diseñar una caja que represente el proyecto que estamos encarando, como si fuese un producto de supermercado. La caja deberá ser atractiva, destacar las características principales sin apabullarnos, detallar en algún lado los componentes o características en más detalle, y más.

Entre otras cosas, usualmente este ejercicio hace que los equipos pongan un nombre al proyecto/producto, si no lo tiene.

Y es importante destacar que hacemos este ejercicio con portales web, sistemas de seguros, de salud, campañas de marketing, proyectos urbanos y montones de cosas que nada tienen que ver con un producto de consumo de masivo que se vende en caja. Estamos jugando con una metáfora.

¿Para que sirve, entonces? 

Desde mi punto de vista, como muchos de estos ejercicios, nos sacan de nuestra zona de comfort y nos exigen conceptualizar a un nivel diferente del que estamos acostumbrados, desatando más nuestra creatividad. A veces, la exageración aporta más visibilidad a ciertos temas y facilita la discusión.

Por otro lado, el hecho de trabajar en esta etapa temprana en una actividad muy manual, donde todos dibujan, recortan y pegan papeles, lleva a los grupos a un nivel de diversión y colaboración que cambia el tono de la reunión, reduciendo fronteras jerárquicas y de especialidades.

Al terminar sus cajas, como siempre dentro de un timebox (de 15 a 20 minutos), los equipos hacen una recorrida mirando las de los demás, y pueden votar por la más significativa, o dedicarle un rato a producir una con una versión conjunta.

Uno de los secretos de esta actividad es la cantidad de risas y entusiasmo que se genera. Es común que algunos grupos terminen trabajando en el suelo, o que se atrevan a utilizar el humor mucho más allá de otros espacios más formales.

Resultados a largo plazo

Aunque esta actividad parece tan inocente y lúdica, suele ser una de las que tiene enormes efectos a largo plazo.

Como facilitador, muchas veces no lo comento en el momento, pero lo verifico y aprovecho si tengo participación en el proyecto a largo plazo. Alguno efectos interesantes son:

• El nombre que inventan a veces para la caja se convierte en el nombre de código del proyecto. Así, por ejemplo, proyectos como el "nuevo servicio de atención para reclamos de siniestros", termina llamándose "Venecia" (por ejemplo).
• Una o varias de las cajas perduran y terminan colgadas o pegadas en el espacio del equipo. He escuchado comentarios de miembros del equipo explicándole a otra persona, con entusiasmo, por ejemplo: "¡y este dibujo de aquí lo hizo González, el Gerente de Canales!". Conexión del equipo con el negocio: altísima.
  
  
• Es común que los miembros de los equipos, al estar mezclados, hayan generado un lazo diferente en ese lapso tan breve, que les permite comunicarse entre ellos mucho más fácilmente durante el proyecto, porque comparten desde entonces un objetivo común que quedó plasmado en ensuciase juntos los dedos. 

 

Incepción Ágil: Visión de alto nivel

En el segundo paso de nuestra Incepción de Proyectos vamos a tratar de condensar la visión de cómo resolver el problema que nos convocó a muy alto nivel, pero entrando en algunos primeros detalles que podamos discutir abiertamente, y nos sirvan para seguir la conversación.

El "Elevator Pitch" es un término que viene del mundo del marketing de los años 60~70, y la idea es tener un argumento tan bien preparado y condensado, que pueda usarse para "vender" una idea a alguien al encontrarlo en el ascensor, aprovechando el escaso tiempo de un piso al otro.

Aunque es probable que en el caso de nuestro proyecto no necesitemos "vender" la idea más allá del grupo de la Incepción (o si, aún más tarde, cuando queremos enrolar a alguien más en el proyecto), utilizamos su estructura porque destaca una serie de elementos que nos resultan útiles discutir.

Nuevamente, es tarea del facilitador dividir a la audiencia en grupos de tres o cuatro personas, con papel y lápiz, para crear diferentes versiones del "Elevator Pitch" dentro de un time box de 5~10 minutos, que después presentaremos y discutiremos entre todos.

Una ayuda es mostrar un modelo posible, sobre todo para resaltar los componentes que buscamos incluir:

Para [ cliente | público ]
que tiene [ necesidad | oportunidad ]
[ nombre producto ] es un [ tipo de producto ]
que [ beneficio | razón de compra] 
A diferencia de [ principal competidor | alternativa ]
nuestro producto [ diferencial competitivo ]

Como se ve, todavía tiene muchos elementos de marketing, pero los elementos están ahí. Si se trata de un proyecto de desarrollo, podemos pensar quién es nuestra audiencia principal, su necesidad, que categoría de solución vamos a darle, cuál será el principal beneficio, cómo se diferencia de lo que se utiliza actualmente o alternativas que ya existan en el mercado, y así.

Suelo resaltar que no queremos listas de características.Es importante que podamos leer el resultado en 20 a 30 segundos. Los detalles vendrán después. Queremos por ahora sólo lo más importante.

Esta actividad finaliza con la discusión abierta y una reelaboración de la que obtenemos una sola frase consolidada, o unas pocas alternativas principales.

Dejo nuevamente un ejemplo pequeño del taller en al Tech Meetup de Montevideo.