Facilitación: Experimentos

Si luego de analizar alternativas de solución a un desafío se llega a una situación en que:

• Hay dos o tres alternativas muy interesantes
• No hay una claramente superior a priori
• Tenemos tiempo para tomar la decisión
• Queremos validar las hipótesis detrás de cada una

...entonces tal vez conviene realizar una serie de experimentos cortos que brinden más información sobre cada una.

La decisión final quedará diferida hasta tener el resultado de esos experimentos (hablamos de plazos usualmente muy cortos, de pocos días).

Diseño de Experimentos

Para evitar sesgos cognitivos y aclarar las expectativas del grupo, conviene tener en cuenta al menos los siguientes atributos mínimos que definen un experimento:

• Hipótesis: Lo más importante es acordar qué queremos comprobar
• Acción/Prueba: Realizamos una acción en condiciones seguras y observando activamente, para tratar de verificar la hipótesis
• Métrica: Definimos en conjunto qué cosas tenemos que medir para saber si la hipótesis se comprueba.
• Muestra/Repeticiones: Puede ser necesario ejecutar la acción en diversos contextos, o más de una vez, para que el resultado sea más significativo. Lo ideal es identificar la menor cantidad necesaria de acciones, para no prolongar demasiado el experimento.
• Criterio: Es importante acordar los valores finales esperados (exactos o porcentuales) antes de realizar las acciones, para evitar sesgos de auto-confirmación.

Facilitación: Backlog

Como Scrum nos ha enseñado, a veces la mejor decisión es avanzar un poco, inspeccionar y adaptar.

Para eso, a veces podemos coverger desde el total de alternativas (generadas en la zona de convergencia, y analizadas en la zona de la queja) hacia un Backlog de Alternativas (o de Experimentos).

En ese caso utilizamos las mismas prácticas que al armar un Product Backlog, priorizando y refinando los próximos pasos a dar, de manera de validar que vamos en el sentido correcto, o dándonos la posibilidad de pivotear.

Recordemos algunas de las características fundamentales de un Backlog en Scrum:

• Los ítems están ordenados en el orden de su expectativa de valor en el momento
• Permite discutir y renegociar ese orden
• Permite un plan iterativo en el que trabajamos con N ítems (tomados desde arriba)
• Siempre podemos "fetear" un ítem para distribuir las partes en otro orden, facilitando el avanzar con la parte fundamental más valiosa, difiriendo otras hasta aprender
• Reevaluamos los ítems y su orden restante, luego de trabajar en los anteriores, aplicando el aprendizaje de cada iteración previa.

Más sobre el Product Backlog.

Facilitación: Dot Voting

Durante la facilitación de decisiones, después de varias evaluaciones, queda la labor de converger hacia una opción entre las demás.

Una técnica sencilla y muy popular es la votación por puntos. 

Puede ser sobre una lista pre-armada o sobre una serie de elementos que recién se acaban de generar como notas en un tablero.

Pasos

• Desambiguar: Es importante que antes de votar nos aseguremos que no hay ítems repetidos (en ese caso podemos dejar uno solo) o que queden diferentes ítems muy disímiles (por ej: frutas, manzanas, naranjas, peras. Conviene sacar “frutas”, para que el voto no sea ambiguo).
• Votar: La actividad de votación consiste en que cada participante tenga un número acotado de votos (usualmente 3 o 5, dependiendo de la cantidad de ítems) y pueden colocarlos en cualquiera de los ítems, distribuyendo como quieran.
  
  Pueden votar:
  
  
• Un punto en cada ítem elegido
• Varios puntos en ítems diferentes
• Todos sus puntos en uno solo

Los “puntos” pueden ser stickers/pegatinas, tildes con marcador, o cualquier elemento en un tablero virtual (hay varias herramientas que tienen la funcionalidad de “votar” ítems ya incorporada).

• Recuento: Al finalizar se hace el recuento y se determina el ítem más votado. Si hay empate en el primer puesto, se pueden buscar alternativas de resolución, o realizar otra ronda con dos o tres puntos, pero sólo entre los ítems que quedaron empatados.

Facilitación: Consenso rápido

A veces, podemos evitar votar o hacer una actividad completa si primero, como facilitadores, hacemos una verificación rápida sobre la posibilidad de llegar a un consenso.

Algunas preguntas a hacerse al observar al grupo:

• ¿Parece haber una opción claramente preferida por los asistentes?
• ¿Durante el análisis de las opciones hay una que tiene MUCHAS ventajas sobre las demás?
• ¿Fue notorio al trabajar en alguna de las opciones que emocionalmente una de ellas despierta más entusiasmo?

En esos casos, es mejor sondear rápidamente sobre si hay una opción favorita. Para evitar "apagar" otras alternativas, podemos sondear rápidamente si alguien tiene la más leve duda, resaltando que estamos a tiempo de hacer una votación más detallada. Podemos sostener un silencio de dos o tres minutos, y si no aparece oposición, convergemos de inmediato.

De lo contrario, conviene volver a plantear otro mecanismo de votación o priorización, dentro del tiempo que todavía teníamos destinado en el plan.

Facilitación: FODA

La Matriz FODA (también conocida como DAFO o SWOT) es una herramienta de análisis estratégico que evalúa la situación de un proyecto u organización. Sus orígenes se remontan a la década de 1960 en el Stanford Research Institute, popularizándose posteriormente como un marco para la planificación. 

Se compone de cuatro elementos: Fortalezas (internas positivas), Debilidades (internas negativas), Oportunidades (externas positivas) y Amenazas (externas negativas).

Pasos

• Alternativas: La actividad se puede realizar con diferentes grupos evaluando las alternativas surgidas en una actividad previa de divergencia.
• Tableros: Marcos con cuatro cuadrantes (en papel o digital) donde las personas participantes agregarán  notas de papel con factores a considerar en cada una de los cuatro perspectivas.
• Análisis:
  Las alternativas a analizar (surgidas durante la actividad de divergencia) se reparten en distintos grupos, y cada uno trabaja en un tablero, completando los cuatro cuadrantes. 
• Análisis Externo: Oportunidades y Amenazas (mercado, competencia, tecnología)
• Análisis Interno: Fortalezas y Debilidades internas (recursos, capacidades, marca)

Alternativas

Análisis PESTEL: Para profundizar en el entorno externo (Político, Económico, Social, etc.).

5 Fuerzas de Porter: Para evaluar amenazas competitivas específicas.

Matriz de Eisenhower: Si el grupo se enfoca en la priorización de los factores identificados.