Una de las habilidades principales a desarrollar como Scrum Masters es la de Facilitación.
La Facilitación como disciplina es independiente de la agilidad, y se origina alrededor de 1980 como una manera de resolver patrones tóxicos en reuniones de grupos en todo tipo de organizaciones.
Algunos de estos anti-patrones incluyen:
- Asumir que se llegó a acuerdos porque nadie se opuso a una decisión (aunque la mayoría de las personas participantes no hayan tenido la posibilidad de hacerlo)
- Presencia en la reunión sin posibilidad de participación activa, e incluso sin comprender el propósito de la reunión
- La pérdida de foco en el objetivo de la reunión, yéndose del tema, incluso dejando fuera de tema a una parte importante de las personas participantes
- Previamente a la reunión
- comprender el objetivo final
- acordar con la o las personas que convocan que realmente quieren generar participación grupal y aceptar opiniones del resto del grupo
- diseñar las actividades y tiempos aproximados para lograr el objetivo
- colaborar en la convocatoria, incluyendo (si es necesario) la explicación de la dinámica de la reunión
- (mi sugerencia) asegurar que las personas invitadas sientan que pueden NO participar. Esto muchas veces implica un énfasis en que la no-participación es positiva si la persona invitada no siente conexión real con el tema.
- Durante la reunión
- Asegurar acuerdos mínimos de trabajo (respeto por todas las ideas, confianza en la inteligencia colectiva, apertura a escuchar posiciones contrarias)
- Explicar la dinámica y tiempos generales
- Guiar a través de cada una de las actividades, manteniendo los tiempos previstos
- Asegurar la participación de todas las personas (para esto se suele trabajar en grupos pequeños y luego hacer puesta en común; canalizar ideas por escrito o diagramas, además de hablando; variar tipos de actividad para mantener el interés, etc)
- Mantenerse tan neutral como sea posible (porque somos humanos, finalmente) sobre el tema en discusión. Cuando facilitamos, no participamos ni opinamos sobre el tema, y en cambio mantenemos el foco sobre la dinámica del grupo.
- Inspeccionar la interacción de las personas y adaptar el plan (que no debe ser demasiado estricto) para asegurar el mejor resultado posible.
- Asegurar la captura de elementos importantes del proceso y de las decisiones finales. Puede ser en formato de fotos, videos, audio, documentos, diagramas, etc.
- Lograr un cierre ordenado de la reunión, con una instancia mínima de reflexión sobre el funcionamiento general, oportunidades de mejora para próximas reuniones, posibles consecuencias o necesidades posteriores, etc.
- Después de la reunión
- Realizar una retrospectiva de la reunión con las personas que la convocaron, más allá del feedback del resto de las participantes.
- Compilar y preparar los contenidos generados durante la reunión para compartirlo con las personas participantes y otras que necesiten tener información del tema.
- Evaluar la necesidad de próximos pasos
¿Y la Daily Scrum? Como Scrum Master no es nuestra responsabilidad "facilitar" la Daily. Este evento es de y para Developers. Por supuesto, podemos colaborar en el inicio para que estas personas encuentren su propio formato y estilo hasta que les resulte útil. Más allá de eso, no deberíamos influir en el tema, más allá de evaluar con ellas si están teniendo o no problemas de coordinación, manteniendo el foco en el objetivo del Sprint y encontrando oportunidades de colaboración real. Si alguna de estas cosas no sucede, puede que la Daily no esté funcionando por completo, pero siempre será mejor buscar motivos sistémicos menos evidentes que tratar de ajustar una pieza mecánica, como el formato de la Daily.
Para profundizar más en el tipo de actividades que podemos utilizar en la Facilitación, veremos un modelo y algunos ejemplos en el siguiente artículo: el Diamante de Toma de Decisiones Participativa de Sam Kaner.